Services

Le Secrétariat

MODE D’ACCÈS

Cet emploi-métier est accessible par affectation ou par recrutement.

Grade : B3

Mission
Apporter un support au Directeur , IEPP pour les travaux de saisie, de classement et de gestion de l’agenda.

Postes rattachés
– Attaché de Direction
– Secrétaire de Direction
– Secrétaire Assistant de Direction
– Secrétaire de Direction en DREN ou IEPP
– Secrétaire dans un établissement scolaire.

Conditions dans lesquelles l’emploi s’exerce
– Le titulaire travaille en équipe
– L’emploi requiert une grande disponibilité (Horaires variables en fonction des obligations du service et
de la demande du responsable de service
– Respect des obligations de discrétion et de confidentialité.

Tendances d’évolution liées au métier
Le développement des nouvelles technologies aura de plus en plus un impact sur les connaissances
bureautiques et informatiques des Secrétaires. Le métier exigera une parfaite maîtrise des outils
bureautique (traitement de texte, tableur, logiciel de présentation, messageries…)

ACTIVITÉS PRINCIPALES

ACTIVITES A REALISER

1. Gérer les appels téléphoniques
2. Accueillir les visiteurs
3. Rédiger des projets de courriers et de notes à partir de
consignes orales ou manuscrites du Supérieur
4. Tenir l’agenda du Supérieur, prendre ses rendez-vous, gérer
son planning
5. Contribuer à l’organisation des déplacements professionnels
du Supérieur
6. Participer à l’organisation de réunions de travail
7. Assurer le secrétariat des réunions de travail
8. Préparer certains dossiers à la demande du Supérieur
9. Coordonner les activités du secrétariat
10. rédiger des rapports périodiques sur les activités du
secrétariat.

RESULTATS (POURQUOI ?)

1. Filtrer les communications afin d’orienter les
interlocuteurs vers les services concernés
2. Orienter les visiteurs
3.Effectuer le travail de saisie des
correspondances et notes diverses
4. Faciliter la planification des activités du
Supérieur
5. Aider dans l’organisation des déplacements
professionnels
6. Permettre le bon déroulement des réunions
de travail
7. Rédiger les comptes rendus de réunion
8. Aider à la prise de décisions
9. Garantir le bon fonctionnement du secrétariat
10. Rendre compte au Supérieur.

CONNAISSANCES ET COMPETENCES REQUISES

CONNAISSANCES NECESSAIRES (SAVOIR)

1.Connaître le métier de secrétariat 
2. Posséder un bon niveau de culture générale 
3. Posséder un bon niveau de langue 
4. Connaître le fonctionnement de l’Administration Publique 
5. Connaître l’anglais écrit et parlé.

COMPETENCES TECHNIQUES (SAVOIR-FAIRE)

1. Maîtriser les outils bureautique (Word, Excel, PowerPoint etc) 
2. Maîtriser les TIC 
3. Maîtriser l’orthographe et la grammaire 
4. Maîtriser les techniques de rédaction administrative.

AUTRES QUALITES REQUISES (SAVOIR-ETRE)

1. Avoir une bonne capacité d’organisation et de réactivité 
2. Avoir le sens de la confidentialité 
3. Avoir le sens de la communication et du travail d’équipe 
4. Etre proactif dans la gestion des dossiers 
5. Etre capable de prendre des initiatives 
6. Avoir une présentation soignée

Les secrétaires de l'IEPP Daloa Labia

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